Table des matières
Assemblée générale des actionnaires. 4
Président du Conseil d’administration. 5
Le sous-comité de sélection et de nomination des mentors. 7
Le sous-comité de sélection et de nomination des mentorés. 8
- Commission Ethique. 8
- Commission Marketing, Communication et Sponsoring. 9
- Commission Finance. 9
- Commission Qualité. 10
Préambule
Le but de ce document est de décrire l’objectif, la portée, l’autorité et la responsabilité des commissions thématiques. Il contient des informations claires sur la manière dont le Business Mentoring Luxembourg a.s.b.l (« BML ») est organisé et ce qu’il essaie de réaliser.
Il est complémentaire aux statuts qui régissent le BML et ne peut déroger aux dispositions des statuts.
Objet de l’association
L’association a pour objet l’animation et la promotion d’une activité de Mentoring d’entrepreneurs en activité, matérialisée par un réseau de Mentors agréés en son sein, des conventions de coopération entre mentors et mentorés, et toutes activités connexes, notamment la promotion du Mentoring au Luxembourg auprès des acteurs de l’écosystème luxembourgeois.
Son objectif stratégique : contribuer concrètement au progrès de l’entreprenariat.
Assemblée générale des actionnaires
L’Assemblée Générale a tous les pouvoirs que la loi ou les statuts n’ont pas attribués à un autre organe de l’association.
Le président du Conseil d’Administration assume la direction de l’Assemblée Générale, ou à défaut, l’administrateur présent le plus âgé.
L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois par année civile en assemblée générale ordinaire, sur convocation du président du Conseil d’Administration
Conseil d’administration
Le Conseil d’Administration a les pouvoirs d’administration et de disposition les plus étendus pour la gestion des affaires de l’association. Tout ce qui n’est pas réservé expressément à l’Assemblée Générale par les statuts ou par la loi est de sa compétence.
Le Conseil d’Administration se réunira sur convocation du président chaque fois que les intérêts de l’association l’exigent et au minimum 3 fois par an.
Le président du Conseil d’Administration, ou à défaut l’Administrateur le plus âgé, préside les réunions du Conseil d’Administration. Les décisions du Conseil d’Administration seront prises à la majorité simple des administrateurs.
Toutes dispositions de fonctionnement, tels que Charte, règles de Gouvernance ou Règlement d’Ordre Intérieur doivent être entérinés par le Conseil d’Administration pour être en vigueur. L’Assemblée Générale peut invalider, modifier, ou remplacer les dispositifs de fonctionnement mentionnés ci-avant.
L’association est engagée par la signature conjointe de deux administrateurs, dont celle du président ou de son mandataire.
Pour l’assemblée générale annuelle, le conseil d’administration va :
- fixer l’ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire,
- constater les entrées ou des sorties de membres effectifs,
- proposer des modifications statutaires, si nécessaire,
- préparer les comptes à présenter aux membres : bilan de l’année écoulée et budget de l’année suivante,
- préparer le rapport d’activités de l’année écoulée et la présentation des activités de l’année suivante, Présentation des projets de l’association,
- présenter les décisions importantes (par exemple : augmentation de la cotisation, modification du Règlement d’Ordre Intérieur, …),
- constater s’il y a des entrées ou des sorties d’administrateurs,
- rédiger la convocation à envoyer à tous les membres effectifs pour l’assemblée générale qui aura lieu au moins 15 jours après et qui reprend, en plus de l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu de la réunion.
En vertu de l’article 13, 2e alinéa et de l’article 16 (6) de la loi modifiée du 21 avril 1928 sur les associations et les fondations sans but lucratif, le conseil d’administration doit soumettre tous les ans à l’approbation de l’assemblée générale le compte de l’exercice écoulé et le budget du prochain exercice. L’ASBL ne doit pas déposer ses comptes annuels auprès du Registre de commerce et des sociétés.
Président du Conseil d’administration
Le Président du Conseil d’administration est nommé pour une durée d’un an ou plus. Son mandat ne peut excéder celle de son mandat d’administrateur. Il est rééligible.
Le président a trois rôles majeurs au sein de l’ASBL.
Leadership. En général, le président est chargé de diriger les réunions, les conseils d’administration, l’assemblée générale, le ComPil etc. Il s’assure que les administrateurs ont les informations utiles et nécessaires, n’ont pas de conflit d’intérêt et disposent des ressources en temps pour assurer leur mandat. Il veille au bon fonctionnement des commissions. Il veille à l’application des décisions prises en conseil d’administration ou en assemblée générale. Pendant les réunions, il prend l’initiative et passe en revue l’ordre du jour. Il donne également des instructions claires au secrétaire désigné en ce qui concerne la rédaction du procès-verbal de la réunion. Le président est également le « visage » de l’ASBL, p.ex. lors des conseils, réunions avec les parties prenantes internes ou externes ou témoignages dans la presse, etc.
Coordination. Le président a un rôle de coordination, dans le cadre duquel il définit, en concertation avec les autres administrateurs, la politique de l’ASBL et garde une vue d’ensemble sur ses activités. Souvent, il a aussi un rôle de médiateur. En cas de divergence d’opinion entre les administrateurs ou autres parties prenantes, il essaye d’orienter la conversation vers une solution.
Organisation. Le président est responsable du conseil et de l’assemblée générale de BML. A ce titre, il :
- convoque le conseil d’administration et l’assemblée générale et établit un ordre du jour, pour lequel il consulte les suggestions des administrateurs ;
- organise et dirige les travaux du conseil ;
- veille au bon fonctionnement des commissions ;
ComPil
Pour mieux atteindre ses objectifs et promouvoir l’entrepreneuriat, un Comité de Pilotage (ComPil) est constitué pour effectuer les tâches opérationnelles.
Valeurs : esprit d’entreprise, dynamisme, intégrité, qualité et durabilité
Responsable : Le Président
Composition :
Le comité de pilotage est un sous-ensemble du conseil d’administration. Il est formé de Mentors élus au titre d’administrateurs. Les membres du ComPil définissent les commissions qu’ils considèrent nécessaires pour la bonne réalisation des objectifs du BML et se répartissent les responsabilités de l’animation des Commissions.
Objectif
Le Comité de Pilotage est l’organe de gestion des activités du BML (initiatives, décisions, suivis).
Rôle
Le ComPil a autorité sur toutes les actions et budgets du BML asbl, dans la limite (p.ex. Budget) de l’octroi d’autorité du Conseil d’Administration et des conventions conclues. Il est responsable d’apprécier la mesure dans laquelle une activité ou une action spécifique requiert l’aval du Conseil d’Administration.
Le ComPil décide collégialement des grandes orientations et affecte, à la commission concernée, l’élaboration des orientations et des actions nécessaires, ainsi que leur suivi. La Commission est force de proposition pour structurer le domaine qui lui est affecté, et s’y applique sans mandat spécifique de la part du ComPil.
L’engagement d’experts est préalablement concerté au niveau du ComPil, notamment concernant le budget, et une fois décidé, la gestion des interactions et des dépenses incombe au responsable de la Commission compétente.
Le ComPil délègue l’activité opérationnelle au Manager BML opérationnel (initiatives, décisions à son niveau, actions).
Les rôles et responsabilités de ce comité comprennent la prise de décisions nécessaires ou utiles avant la tenue des réunions du conseil d’administration. Doté d’une autorité et d’une responsabilité particulières, le ComPil peut prendre des décisions rapides. Lorsqu’il est confronté à des questions urgentes, cette autorité spéciale est impérative pour que BML puisse aller de l’avant.
Le ComPil rapporte au Conseil d’Administration. Chaque responsable de Commission est le rapporteur des travaux de sa commission, après validation par le ComPil.
Commissions thématiques
La Commission est force de proposition pour structurer le domaine qui lui est affecté, et s’y applique sans mandat spécifique de la part du ComPil.
Chaque Commission rapporte au ComPil. Comme par ailleurs la Commission est souveraine concernant ses activités, un désaccord éventuel avec le Comité de Pilotage peut faire l’objet d’une demande d’arbitrage adressée au Conseil d’Administration.
Ces commissions se réunissent aussi souvent que nécessaire.
1. Organe Opérationnel
Responsable : Barbara Stroup
Objectif
L‘organe opérationnel assure au 1er degré le fonctionnement de l’asbl. L’objectif est de veiller au bon fonctionnement de l’association sur 3 dimensions : organisationnelle, technique, humaine.
Le management opérationnel est assuré par le manager coordinateur de BML asbl.
Rôle
Le manager opérationnel, encadre, anime et pilote les activités de l’asbl. Il conçoit, met en œuvre, contrôle et évalue les plans d’actions qui concourent à la réalisation des objectifs assignés.
Supervision
- Le Président du CA pour la supervision de l’employé et l’autorisation des dépenses
- Tout membre du Compil pour la coordination des tâches opérationnelles et des projets liés à la commission ad hoc
Le sous-comité de sélection et de nomination des mentors
Le comité de sélection est organisé par le Manager Coordinateur et/ou par le Président qui convoque des Mentors membres agréés.
Le comité de sélection vise à sélectionner, avec qualité et intégrité, les mentors dont les compétences et la motivation sont en ligne avec les besoins et la charte de BML.
Le candidat-mentor est un entrepreneur ou un cadre dirigeant expérimenté qui a, soit postulé de sa propre initiative, soit été identifié par un Mentor ou l’un des membres du Conseil d’administration.
La procédure d’admission du candidat-mentor comprend les 4 stades suivants:
- L’identification de mentors est organisée par le Manager qui peut solliciter l’appui des mentors. Cette phase comprend la sollicitation des documents nécessaires auprès du candidat-mentor. Le candidat-mentor est un entrepreneur ou un cadre dirigeant expérimenté qui a, soit postulé de sa propre initiative, soit été identifié par un Mentor ou l’un des membres du Conseil d’administration.
- La présélection est effectuée par le Manager et soumise pour accord au président. En cas de désaccord, le fait est porté devant le CA pour décision.
- Le Manager organise le processus de sélection du candidat-mentor et forme un comité de sélection composé de trois mentors expérimentés choisis pour leur complémentarité, leur indépendance et leur expertise. Un entretien d’évaluation a lieu devant le Comité constitué. Le Comité est souverain quant à l’acceptation ou non du candidat. A défaut de décision unanime, la candidature est ré-examinée lors du prochain ComPil. En cas de refus, ce dernier est définitif et n’ouvre aucune voie de recours dans la procédure en cours.
- Mise en œuvre de la décision par le Manager (communication au candidat, introduction organisationnelle et administrative du candidat si élu)
Le sous-comité de sélection et de nomination des mentorés
Le comité de sélection vise à sélectionner, avec qualité et intégrité, les futurs mentorés dont les compétences et la motivation sont en ligne avec la proposition d’accompagnement et la charte de BML.
Le comité de sélection est composé du Manager et des mentors agréés et sélectionnés par le Manager.
Le candidat-mentor est un entrepreneur ou un cadre dirigeant expérimenté qui soit a postulé de sa propre initiative, soit a été identifié par un Mentor ou l’un des membres du Conseil d’administration.
Sur base du dossier rempli par le candidat-mentoré, le Manager (1) apprécie la pertinence de la candidature en vertu des critères arrêtés au sein du BML et (2) décide de convoquer un comité de sélection, le cas échéant. Pour prendre sa décision, le manager peut prendre avis auprès d’un ou plusieurs Mentors de son choix.
Le Manager compose le Comité de sélection (deux ou trois mentors) sans attendre l’aval du Président et organise l’entretien.
2. Commission Ethique
Responsable : Stéphane Michon
Composition
Cette commission sera formée de 3 ou 4 membres choisis parmi le responsable de la commission et comprend au moins 50% de mentors non administrateurs.
Objectifs
Cette commission étudie l’opportunité d’enrichir ou de modifier le référentiel de BML (charte, code de conduite, conventions, stratégie, politique, etc.) s’appliquant aux Mentors comme aux Mentorés mais aussi à tous les Membres de l’Association et d’en vérifier la conformité.
La commission est saisie de cas litigieux ou de potentiels conflits d’intérêts rapportés. Ces cas sont analysés afin de déceler toute anomalie et incompatibilité avec les critères d’intégrité et les préceptes du code de conduite.
Domaines de responsabilité spécifiques
La Commission peut être saisie par toute personne intéressée et notamment par les administrateurs, les mentors, les mentorés, les membres et le manager coordinateur de BML concernant tout domaine repris dans la charte, les principes de bonne gouvernance et plus généralement le référentiel de BML.
La Commission n’a pas le pouvoir d’imposer des sanctions ; ces dernières sont du ressort du Conseil d’Administration.
Son rôle est d’alerter, d’analyser et de donner des recommandations.
La commission rapporte ses travaux au ComPil.
Cependant dans les cas qu’elle détermine, elle peut décider d’accéder directement au Conseil d’Administration, sans passer par le ComPil.
3. Commission Marketing, Communication et Sponsoring
Responsable : Cyril Coffin Eltrich
Composition
Cette commission sera formée de 3 ou 4 membres choisis par le responsable de la commission parmi les mentors ou les membres.
Objectif
L’objectif de la Commission est de mettre en place des actions / des réflexions permettant d’optimiser la fonction marketing/communication et la fonction sponsoring au sein de BML asbl. Son objectif est aussi de s’assurer d’une meilleure visibilité de l’asbl, d’améliorer les relations internes et externes, et d’optimiser le budget de communication.
Domaines de responsabilité spécifiques
La Commission Marketing, Communication gère les posts sur les réseaux sociaux Linked’In & Instagram.
Elle anime la création de contenu par les membres de BML et peut en créer elle-même. Elle soumet ces contenus pour relecture au Comité éditorial composé de plusieurs Mentors Membres.
4. Commission Finance
Responsable : Charles-Antoine De Theux
Composition
Cette commission sera formée de 3 membres choisis par le responsable de la commission.
Objectif
La commission s’assure de la bonne gestion financière de l’asbl basée sur la transparence, la traçabilité et la comptabilité. Les tiers (donateurs, autorités nationales, autres parties intéressées) doivent pouvoir obtenir des informations transparentes dans leurs relations avec BML et repose notamment sur des informations à jour inscrites et publiées auprès du registre de commerce et des sociétés (RCS) ainsi qu’auprès du registre des bénéficiaires effectifs (RBE).
Les tâches de cette commission comprennent :
- La gestion de la dépense et son contrôle, son suivi et sa comptabilisation. Le trésorier s’assure que la dépense est réelle et correspond à un service effectué ou un bien livré, qu’elle correspond à ce qui a été décidé par les instances dirigeantes. A ce titre, il est l’un des tous premiers à devoir s’interroger sur la destination et l’utilisation finale des fonds.
- L’exécution des instructions de paiements,
- L’acquittement des factures et remboursements éventuels,
- Le suivi de l’évolution des disponibilités afin d’assurer la pérennité financière de l’association
- La préparation et l’exécution du budget, l’établissement des comptes de bilan pour approbation par le C.A. et organisation des activités de revue des comptes
- Le pilotage des collectes de fonds : accompagnement des activités de sponsoring, voire suggestions dans ce domaine
- L’enregistrement comptable et l’archivage des pièces justificatives et de leur conservation,
- L’acquittement des obligations fiscales.
Domaines de responsabilité spécifiques
Organisation et tenue des négociations, même si la responsabilité d’identification de sponsors reste à être définie clairement
5. Commission Qualité
Responsable : Annick Lebrun
Composition
Cette commission sera formée de 3 membres choisis par le responsable de la commission.
Objectif
L’objectif de la commission Qualité est de soutenir et développer la qualité des prestations de BML envers ses mentorés, envers la communauté des mentors et autres parties prenantes.
A l’instar des normes ISO[1] dont elle s’inspire, les 7 principes de management de la qualité chez BML sont :
- Orientation « mentorés » en veillant constamment à répondre à leurs besoins et à dépasser leurs attentes (par ex. enquête de satisfaction auprès des mentorés présents et passés pour sonder les besoins et améliorer la qualité du mentorat)
- Leadership de BML (cadre de gouvernance permettant une gestion appropriée de BML)
- Implication des mentors et des mentorés (par ex. enquête de satisfaction auprès des mentors présents et passés pour sonder les besoins, mettre à disposition d’outils etc)
- Approche par les processus (travailler de façon efficace et s’assurer que les processus sont alignés et compris par l’ensemble des mentors et mentorés de BML pour s’assurer que ces derniers aident la réalisation des objectifs)
- Amélioration continue (revue annuelle des événements et initiation des changements nécessaires)
- Prise de décision éclairée (en tenant compte du cadre légal ou des statuts et documents de BML)
- Management des relations avec les parties intéressées (établir quelles sont les parties intéressées par ses activités et ce qu’elles attendent de BML)
Domaines de responsabilité spécifiques
Ses activités peuvent couvrir l’ensemble des domaines de l’asbl.
Contrôleur aux comptes
Selon l’article 32 des statuts de BML, le Conseil d’Administration établit le compte des recettes et des dépenses de l’exercice social et le soumet pour approbation à l’Assemblée Générale annuelle avec un projet de budget pour l’exercice suivant.
L’asbl fait examiner les comptes statutaires comprenant le bilan et le compte de profits et pertes pour chaque exercice clôturé au 31 décembre. Cette mission consiste en la vérification de l’enregistrement des opérations dans les comptes, et la régularité et de la sincérité du compte de pertes et profits et du bilan sur base des pièces présentées. L’étendue de ces contrôles ne constitue pas un audit conformément aux normes internationales de révision.
[1] ISO 9001 est une norme qui établit les exigences relatives à un système de management de la qualité. Elle aide les entreprises et organismes à gagner en efficacité et à accroître la satisfaction de leurs clients.
